سازمان ملي
زمين و مسكن
اتحاد ملي
معاونت پشتيباني پيام فنآوري اطلاعات انسجام اسلامي
دفتر فنآوري اطلاعات و ارتباطات شماره هجدهم اسفند ماه سال 1386
دامه مطالب اتوماسيون اداري
مقايسه اتوماسيون اداري و ساير سيستم هاي اطلاعاتي
اتوماسيون اداري براي جريان اطلاعات در داخل سازمان مناسبت تر است
تا بين سازمان و محيط؛ زيرا خيلي از كاربردهاي اتوماسيون اداري به فرستنده
و دريافت كننده براي استفاده از وسايل سازگار و يا پروتكل هاي ارتباطات
نياز دارد.
البته بايد مدنظر داشت كه اتوماسيون اداري تمام ارتباطات را فراهم
نمي سازد.مديران هنوز از تلفن، جلسات حضوري و خواندن گزارشهاي اداري
استفاده مي كنند.
اتوماسيون اداري راهي براي تكميل و ايجاد ارتباطات خاص است، ولي هنوز
مديران به استفاده از گزارشهاي غيررسمي ادامه مي دهند.
اتوماسيون اداري عمدتاً يك سيستم رسمي با رويه تعريف شده است كه
بايستي در ارتباط با ديگر سيستم هاي رسمي مانند سيستم پشتيباني
تصميم گيري مورداستفاده قرار گيرد. كاربرد اتوماسيون اداري بسيار ساده است.
بنابراين ،احتمال استفاده مدير از آن بيشتر است. يك مدير بايستي هم رايانه
و هم دانش MIS را به منظور استفاده از بعضي از ابزارهاي پيچيده سيستم
پشتيباني تصميم گيري دارا باشد. ولي استفاده از اتوماسيون اداري احتياج
به چنين ابزار پيچيده توسط مدير را ندارد به همين دليل اتوماسيون اداري از
جذابيت خاصي برخوردار است.
از لحاظ حل مسئله و فضاي حل مسئله نيز مي توان كاربردهاي انواع
سيستم هاي اطلاعاتي را با هم موردمقايسه قرار داد، شكل شماره 2
نشان دهنده اين تفاوت است.
كاربردهاي اتوماسيون اداري با شخص مديران انطباق يافته و بهترين شكل براي
مسائل كمتر ساختاريافته كه ارتباطات غيررسمي فراوان است وفق مي يابد. با
وجود آنكه سيستم اتوماسيون اداري اطلاعات حل مسئله را دراختيار
قرار مي دهد ، تصميم درمورد نحوه به كارگيري آن به مديران محول مي شود.
نتيجه گيري
طي دهه 1970 كارايي كارخانه ها 90 - 85 درصد بالا رفت، درحالي كه كارايي
دفتري تنها 4 درصــــد افزايش داشت، پس بايستي سيستم هايي به وجود
مــــــي آمدند كه موجب افزايش بهره وري و كارايي دفاتر هم مي شدند،
از اين رو، بعد از تكامل سيستم هاي پردازش داده (DPS)، سيستم هاي
اطلاعاتي مديريت و سيستم هــــاي پشتيبــــــاني تصميم گيري، سيستم هاي
اتوماسيون اداري بــه وجود آمدند. اين سيستم ها از طريق فناوري اطلاعاتي
از امور اداري حمايت كرده و موجب افزايش كارايي دفاتر مي شوند. كارايي
افزايش يافته ناشي از تكامل تبادل اطلاعات و سرعت و صحت اطلاعات در
داخل دفتر و بين دفاتر و محيط آنها بوده و درنتيجه با ارائه اطلاعات بهتر براي
تصميم گيري مي تواند به مدير سود برساند.
اما بايستي توجه داشت كه در حل يك مسئله بخش عمده اي از آن ازطريق
ارتباطات بين فردي حاصل مي شود. مدير و كارشناس اطلاعات بايد به
اتوماسيون اداري به عنوان ابزارهاي مكمل چنين ارتباطات بين فردي بنگرند
و درعين حالي كه كاربردهاي اتوماسيون اداري موجب كارايي و صرفه جويي
هزينه ها و افزايش سرعت و ايجاد اداره بدون كاغذ مي شود، از ابعاد ديگر
موجب درهم و برهم شدن اسناد و پوشه ها به وسيله چاپگر رايانه، يا
افزايش پيامهاي بي اهميت و جزيي و پخش وسيع پيــامها درمورد
پست الكترونيك مي شـــود. متاسفانه مطالعات آماري فقط نشان دهنده
اين هستند كه كاربرد اتوماسيون اداري درحال گسترش زيادي است ولي
اين امر به ما نشان نمي دهد كه آيا واقعاً اتوماسيون اداري براي ادارات مفيد
است يا فقط طبق فناوري روز ورود آن به ادارات ديده مي شود. يك مسئله
مشخص است:
كمپاني هايي كه طبق مطالعات آماري اقدام به جايگزيني سيستم هاي
اتوماسيون اداري در طيف وسيع مي كنند لزوماً موفق نيستند بلكه مطالعات
نشان داده است بهتر است درهر اداره از اتوماسيون اداري در جايي كه مفيد
واقع مي شود و واقعاً به آن نياز است استفاده بشود. در مقاله بيزينس ويك
اشاره شده كمپاني هايي كه بهترين اهداف را از به كارگيري اتوماسيون اداري
كسب كرده اند و بالاترين كارامدي را دارند آنهايي هستند كه مشخصاً از
اتوماسيون اداري درجاي مربوط استفاده مي كنند.
تهيه و تنظيم مطلب از خانم منير السادات تقوي
مشخصه هاي فضاهاي كاري سالم :
بطور خلاصه اين تحقيق برمبناي تحقيقات پيشين و اخير كه بر روي عامل
تغييرات سازماني و پيامدهاي سلامتي كاركنان تاكيد كرده انداستوار مي باشد
بر اين مبنا 10 مولفه كليدي ايجاد كننده سلامتي سازماني رادر ادامه
متذكر خواهيم شد.
1 - وضوح نقش و قابليت دسترسي آن
2 - الزامات كاري معقول
- 3 كنترل شغل و حدود اختيارات در تصميم گيري
امروزه حدود اختیارات در تصمیم گیری يا به عبارتي ميزان اختيار شخص در
سازمان دهي كارش، ميزان قابليت ريسك در كار و ميزان بكارگیری دامنه اي
از مهارتهاي افراد درشغل بعنوان نقش تعيين كننده دركاهش استرس و تنش
شغلي به شمار مي رود.
در محيطهاي كاري كه حدود اختيارات كاركنان در سطح بالايي قرار دارد كمتر
محمتل است كه سلامت رواني كاركنان به مخاطره افتد.(اين پديده در واقع
بعنوان "مشاغل فعال" مطرح شده كه منجر به ايجاد سلامتي، يادگيري و
رشد و توسعه شخص مي گردد.) اما در محيطهاي كاري كه حدود اختيارات
كاركنان در سطح پاييني قرار دارد احتمال بيماري و به مخاطره افتادن
سلامت كاركنان بالاست.
4 - حمايت اجتماعي محيط كار
مطالعات بعدي نشان دادند افرادي كه اجتماعی ترند عمر طولاني تري دارند
و كمتر مبتلابه بيماريهاي عفوني واگيردار، كمتر مبتلابه افسردگي، و كمتر از
كساني كه منزوي هستند دچار سرطان مي گردند.
در مجموع حمايت و ارتباطات اجتماعي خوب از عوامل مهم در تعيين سلامتي
افراد هستند.
به همين منوال فضاهاي كاري كه داراي روابط اجتماعي خوبي هستند در
بوجود آوردن سلامتي نقشي تاثيرگذار دارند.
5 - پاداش هاي عادلانه و رفتارمنصفانه
سيگرسيت در نتيجه يافته هايش مدل" تلاش ، پاداش ، نابرابري " را بنا نهاد .
او كشف كرد كه يك عدم تعادل بين سطح ادراك نسبت به شغل (مانند ميزان
فشار نسبت به اتمام كار، سطح مسئوليت و ميزان اظافه كاري) و ميزان پاداش
( مثل: ميزان پرداخت، فرصتهاي شناسايي و قدرداني ، مقام و منزلت شغلي)
منجر به پيامدهاي منفي برسلامت كاركنان مي گردد .
بيش از40 مطالعه تایید مي كنند كه بطور مشخص بين عدم تعادل در ميزان
پاداش شغلی و بيماريهاي قلبي و ساير بیماریها ارتباط معنی داری وجود دارد.
موقعي كه الزامات كار تغيير مي يابند به همان نسبت آرمانها و انتظارات
كاركنان نيز تغيير مي يابد. همچنين كارفرمايان مي بايست توجه خاصي به
آمالها و انتظارات كاركنان معطوف دارند اگر مي خواهند پاداش هاي اعطايي
آنها با معني باشد.
6 - دستمزد كافي
ماكسول به پرداختهاي جبراني اشاره كرده و تاكيد مي كند كه يك پرداخت
انگيزشي جهت پس انداز نمودن براي افراد كم درآمد مي تواند اثر مثبت و
معني داري بر روي بهره مندي از سلامتي و احساس خوشبختي آنها
داشته باشد.
امنيت اقتصادي ، مي تواند از طريق راهكارهايي نظير توسعه دسترسي به
بيمه هاي استخدامي و حقوق بازنشستگي ، افزايش حداقل دستمزد و
كفايت دستمزد براي زندگي ايجاد گردد .
امنيت اقتصادي در يك سطح بالاتر مستلزم؛ فراهم سازي خدمات اجتماعي
و عمومي باكيفيت، مراقبت ازسلامتي افراد، تعليم و تربيت و تفريح مي باشد.
7 - ساعات كاري رضايت بخش
ساعات كاري غير استاندارد اعم از شيفتهاي كاري چرخشی ، فشردگي
حجم كار در طول هفته و ساعات نامنظم كاري مي تواند منجر به مخاطره
افتادن سلامت كاركنان گردد.
هرچند كه عموماً شواهد متناقضي از اثرات ساعات كاري غيراستاندارد يا
منعطف بر روي سلامت كاركنان در دست است.
بنظر مي رسد نكته مهم اين باشد كه " كاركناني كه قادر به انتخاب ساعات و
برنامه كاري خويش باشند از رضايت شغلي بيشتري برخوردار خواهند بود " .
8 - امنيت شغلي:
سرانجام ، فقدان امنيت شغلي مي تواند منجر به يك جوسازماني حاكي از
بيزاري و با معني نبودن كار(كه اينها بسيار بر روان انسانهااثرگذارهستند)گردد.
هنگامي كه شركتها مجبور به كنترل و كاهش هزينه ها هستند مي بايستي
در جستجوي روشهايي جهت مراقبت از احساسات نا امني شغلي كاركنان،
توجه به اهمیت سلامت کارکنان و کاهش عوامل تهديد كننده نا امني باشند.
بطور مثال مشخص شده است كه ناامني شغلي با فقدان اطلاعات و احساس
اينكه تصميمات خارج از كنترل كاركنان است شدت مي يابد.
در نتيجه ؛ مداخله كاركنان در فرآيند تصميم گيري از نحوه كاهش هزينه ها
مي تواند منجر به كاهش اثرات منفي بر روي سلامت آنها گردد.
اثرات نامطلوب ناامني شغلي مي تواند از طريق راهكارهايي نظير افزايش
امنيت استخدامي، دسترسي به آموزش و توانمند سازي كاركنان كاهش يابد.
9 - جو سازماني امن
10 - ترتيبات استخدامي سالم
تحقيقات در دانشگاه نيو ساوت ولز نشان داد كه تغييرات بوجود آمده در
عرضه نيروي كار ، برون سپاري فعاليتها ، اخراج ، رشد كسب و كارهاي كوچك
و رشد متناوب كاركنان پاره وقت در صورت ناكافي بودن الزامات سلامتي ،
مديريت امن و عدم تقويت استانداردهاي كاري مي تواند منجر به مخاطره
افتادن سلامتي كاركنان گردد.
همچنین ترتيبات استخدامي غيراستاندارد در جامعه بعنوان نابرابري اجتماعي
تلقي مي گردند.
محققان درصدد قبولاندن اين قضيه هستند كه نابرابري اجتماعي منجر به وخيم
شدن اوضاع سلامتي همه افراد جامعه مي گردد.
تهيه مطلب از آقاي ايوب اسدوند
تنظيم مطلب از آقاي مير سجاد سيد اشرفي
آيا مي دانيد كه دلايل كندي كار رايانه چيست؟
كمبود حافظه RAM
- استفاده از فشرده سازها
- عدم بخش بندي يا پارتيشن بندي ديسك سخت
- وجود فايل هاي گذرا يا موقت (Recycle Bin)
- پراكندگي بيش از حد فايل ها
-
گنجايش
و ظرفيت كم ديسك سخت
بنابراين لازم است:
- درايوي كه ويندوز در آن نصب شده است، هميشه دو يا سه برابر گنجايش
سيستم عامل جاي خالي داشته باشد.
-
فايل
هاي گذرا يا موقت با پسوند
tmp
را پاك كنيد.
- هر چند وقت يك بار فايل هاي روي ديسك سخت رايانه را يكپارچه و بهينه
سازيد.
- در صورتي كه از برنامه هاي گرافيكي استفاده مي كنيد، حجم حافظه
رايانه تان زياد باشد.
- هميشه ۱۰درصد از فضاي ديسك سخت را خالي نگه داريد و چند وقت
يك بار آن Defrag كنيد تا از پراكندگي هارد جلوگيري كند.
تهيه و تنظيم مطلب از خانم نازنين نبئي
ساخت يک کتاب الکترونيکي
در اينجا مي خواهيم ساده ترين روش تهيه و ساخت يک کتاب الکترونيکي
( PDF ) بدون هيچ برنامه اضافي در سيستم را بررسي کنيم ، اميدوارم اين روش
ساده قدمي براي به وجود
آمدن کتابهاي الکترونيکي بيشتر و بهتر و مفيدتر باشد
اولين
قدم، بوجود آوردن
فايلي از متن کتاب در برنامه هاي ويرايش متن نظير
Word Pad يا Microsoft Word است. توجه شود Word Pad و Word برنامه هايي
هستند که در تمام سيستم ها موجود است .
قدم دوم، تبديل فايل متن با فرمت doc يا هر فرمت ديگري به فرمت PDF که
فرمت معمول کتاب هاي الکترونيکي است ، براي اين کار از سايت شرکت Adobe
مبتکر برنامه Acrobat و کتابهاي الکترونيکي استفاده مي کنيم ، در مرورگر
صفحه http://createpdf.adobe.com باز مي کنيم ، براي استفاده از خدمات
رايگان اين سايت گزينه ي try it for free را انتخاب و در صفحه بعد کشور را
انتخاب مي کنيم ، صفحه بعدي فرم ثبت نام سايت است که در آن e-mail وارد
شده به عنوان usar name در نظر گرفته خواهد شد . بعد از پر کردن فورم ثبت
نام به صفحه بعدي انتقال يافته و در آن Convert a file را انتخاب مي کنيم . در
انتهاي اين صفحه گزينه ي ...I accept را انتخاب مي کنيم ، در صفحه بعد دوباره
Convert a file را انتخاب مي کنيم ، اينبار پنجره جديدي باز مي شود ، از گزينه
Browse فايل مورد نظر براي تبديل را انتخاب مي کنيم و Continue را انتخاب
مي کنيم ، در صفحه بعد از انتخاب Optimization Setting گزينه ي eBook را
انتخاب مي کنيم و از انتخاب Delivery Method گزينه ي Wait for PDF
conversion browser را انتخاب مي کنيم ، سپس دکمه Create PDF . حالا
بعد از چند ثانيه PDF شما حاضر است ، براي مشاهده !View PDFرا انتخاب کنيد .
تهيه و تنظيم مطلب از خانم نازنين نبئي
زیر نظر آقای
مهندس میرسجاد سید اشرفی
در صورت نياز به اطلاعات بيشتر در زمينه موضوعات مطروحه با دفتر فناوري اطلاعات تماس بگيريد. تلفن داخلي : 3111