به گزارش روابط عمومی سازمان ملی زمین و مسکن میر سجاد سید اشرفی با اشاره به کارکردهای سامانه یکپارچه اطلاعاتی در این باره می‌گوید: این سامانه پوشش کاملی را نسبت به نیازهای اطلاعاتی ارائه می‌دهد. براین اساس، سامانه مذکور عمده داده‌های مهمی که پیش از این در تمامی سطوح سازمانی به صورت  سنتی در جزیره های اطلاعاتی ثبت می شدند را یکپارچه می‌نماید تا سطوح مدیریتی ارشد و میانی از آن‌ها در فرآیند مدیریت بهره‌مند شوند. در چنین چهارچوبی، مدیران با چند کلیک ساده به اطلاعات مورد‌نیاز از تمامی حوزه های تحت مدیریت در سراسر کشور دست پیدا می‌کنند.

وی در خصوص مزایای این سامانه اطلاعاتی نیز گفت: در سال‌های گذشته، بروز مغایرت‌ یا خطا در مدیریت اطلاعات در بخش‌های ستادی سازمان یا حوزه‌های صفی به طرح ایراداتی از سوی نهادهای نظارتی منجر شده بود. طبیعی است در یک سیستم سنتی چنین مغایرت‌هایی رخ دهد و خطاهای انسانی خلاء اطلاعاتی را در ثبت صحیح اطلاعات رقم بزند. همین مسئله باعث شد تا طرح راه‌اندازی چنین سامانه‌ای به‌صورت جدی در دستور کار سازمان قرار گیرد.

سرپرست دفتر فناوری اطلاعات و ارتباطات سازمان ملی زمین و مسکن در ادامه ضمن اشاره به تلاش‌هایی که طی سال‌های گذشته برای ایجاد این سیستم صورت گرفته، گفت: در مدیریت‌های پیشین موضوع استقرار چنین سامانه‌ای مطرح بود اما در مسیر اجرا و تحقق هربار مانعی شکل می‌گرفت. سند اولیه این سامانه چندین سال‌ پیش تهیه شد و حتی در سال 89 نیز موضوع بسیار جدی پیگیری شد. چنانکه بخشی از مقدمات کار در قالب پروژه معماری سازمانی به عنوان زیرساخت یکپارچگی سیستمی انجام گرفت اما باز هم در گام نهایی یا همان فرآیند تصمیم سازی، با اختلالاتی مواجه گردید. نهایتا در سال 92، با استقرار مدیرعامل فعلی سازمان عزمی جدی در این راستا شکل گرفت و این موضوع به عقد قراردادی جهت استقرار سامانه جامع در ابتدای سال 93 منجر گردید.

وی متذکر می شود: در این قرارداد تلاش شد تا با بهره گیری ازمطالعات انجام شده قبلی و بروزآوری آن‌ها، پیاده‌سازی سیستم جامع مدیریت اراضی و مستغلات را به عنوان گامی مهم در مسیر یکپارچگی سیستمی محقق کنیم.

*ایجاد یک سازمان هوشمند الکترونیکی و افزایش بهره وری سازمانی

از این مقام مسئول در خصوص اهدافی می پرسیم که قرار است در مسیر راه اندازی چنین ساختاری مورد پیگیری قرار گیرند، وی در پاسخ عنوان کرد: در گام اول در تلاشیم تا فرآیندهای سازمانی را استاندارد و در قالب  معماری یکپارچه مدل‌سازی کنیم و میان اجزای سازمان، ارتباط موثر اطلاعاتی در جریان عملیات ایجاد نماییم. دومین هدف این پروژه مکانیزه‌سازی فرآیندهای عملیاتی و گردش کارهای سازمانی‌ست تا در نتیجه آن سرعت و  دقت در کارها افزایش یابد و اشتباهات، عوامل انسانی و اعمال سلیقه های کاری به حداقل خود برسد.

سید اشرفی در ادامه گفت: اما سومین دستاورد ناشی از ایجاد و استقرار چنین سامانه‌ای، مکان محور شدن اطلاعات و فرآیندها در سازمان با توجه به ماهیت ماموریت‌های مرتبط و مشابه در بخش زمین و مسکن است.

وی مهم‌ترین دستاورد درازمدت این سامانه برای نهاد متبوعش را حرکت به سمت هوشمندی کسب و کار و ایجاد یک هوش سازمانی می داند و افزود: تلاش بر این است تا با جمع آوری و پردازش داده‌های مربوط، از طریق پروتکل‌های به اشتراک گذاری داده‌ها بین سازمان و سایر نهادهای مسئول، زمینه را برای تصمیم‌سازی هوشمندانه در بخش زمین و مسکن کشور فراهم کنیم.

*از اتمام فاز یک تا تغییر در روند اجرای سیستم یکپارچه

سرپرست دفتر فناوری اطلاعات و ارتباطات سازمان ملی زمین و مسکن در رابطه با روند پیشرفت ایجاد این سامانه گفت: این پروژه در سه فاز اجرایی تعریف شده است و در این راستا، فاز اول آن که شامل؛«ایجاد پایگاه داده‌های متمرکز توصیفی و مکانی و ساماندهی زیرساخت داده‌ای سازمان» می‌شد را به مرحله اتمام رسانده‌ایم.

سیداشرفی افزود : در فازدوم مقرر است مکانیزاسیونِ فرآیندهایِ احصاءشده انجام گیرد. البته در مسیر این فاز ضرورت دارد که «نقطه بهینه مکانیزه کردن» یک فرآیند را با توجه به شناخت وضع موجود در سازمان بشناسیم. این مهم به ما کمک می کند تا در مسیر تحقق کار دچار مخاطرات اجرایی و مدیریتی نشده و از اتلاف انرژی و منابع جلوگیری به عمل آوریم.

وی با تاکید بر مفهوم بهبود مستمر در نگاه فرآیندی تاکید می‌کند که؛ برای  مدیریت تعاملات ذی‌نفعان در این فاز از  کار، اقدام به مفهوم‌سازی‌های مختص شرایط بومی پروژه در سازمان نمودیم و با نظر شورای راهبردی فناوری اطلاعات و ارتباطات سازمان تصمیم بر آن گرفتیم تا مکانیزاسیون را با ارائه نسخه‌های 5 گانه (از نسخه پروتوتایپ تا برنامه  عملیاتی) به مرحله انجام برسانیم.

به گفته وی براساس برنامه زمان‌بندی پروژه، چنانچه روند طرح در سایه حمایت و تعهد مدیریت ادامه پیدا کند، مقرر است تا پایان امسال بخش عمده‌ای از فرآیندها در مراکز استانی عملیاتی گردد. همچنین مقرر بود در سه ماهه اول 95، نتایج نهایی فاز دوم در این طرح حاصل آید.

وی با بیان دغدغه خود نسبت به بروز انحراف و کندی در مسیر اجرای پروژه خاطر نشان می‌کند: فعلا با توجه به بازنگری هایی که در مسیر اجرای کار صورت گرفته، شاهد تاخیر در پیشرفت کار هستیم که امیدواریم این موضوع کوتاه‌مدت باشد و روند کار سرعت بیشتری بگیرد.

سیداشرفی ابراز امیدواری می کند: با توجه به پیشرفت حدود 50درصدی پروژه تا ابتدای آذرماه سال‌جاری، تغییرات مدیریتی در پروژه باعث تسریع در نیل به اهداف سازمانی گردد.

به اذعان سید اشرفی، کندی در تحقق اهداف وپیشبرد عملیاتی این سامانه، به واسطه بعضی تصمیم‌ها برای تغییر در رویکرد اجرای پروژه بوده است، وی در این خصوص توضیح داد: البته انجام کارهای بزرگ در سازمان‌ها همواره با چالش‌ها و مشکلات مدیریتی همراه بوده است. این چالش در این بخش، اول به دلیل مقاومت در برابر تغییر می باشد که امری اجتناب ناپذیر است. دلیل دوم مقاومت در برابر شفافیت اطلاعاتی در سازمان است.

وی فرآیند مدیریت این پروژه را پیچیده عنوان کرد و ابراز امیدواری نمود: با توجه به اینکه  اخیرا مدیریت  پروژه به بخش خصوصی در قالب مدیریت طرح واگذار شده است، هر چه سریع‌تر شاهد سرعت گرفتن پیشرفت پروژه باشیم و فرصت ها در این بخش بر تهدیدها غلبه پیدا کنند.

سرپرست دفتر فناوری اطلاعات و ارتباطات سازمان ملی زمین و مسکن در خصوص  فرصت‌ها و تهدیدهای استفاده از توان بخش خصوصی در این پروژه، متذکر شد و گفت ؛« بخش خصوصی در صورتی در این بخش موفق عمل خواهد کرد که اولا توانمند و با انگیزه باشد و دیگر آنکه، در روند پیشبرد کار، پارادایم غالب بر پروژه را  که از پیش تعیین و تبیین شده است، دستخوش تغییر جدی نکند.»